Penyimpangan prosedur dan toleransinya ~ Behind of Logica *

BAGAIMANA MENSIKAPI PENYIMPANGAN YANG TERJADI DI ORGANISASI.

Artikel ini berisi mengenai:

Seberapa besarkah toleransi terhadap sebuah penyimpangan prosedur harus dilakukan. Apa yang harus dilakukan apabila ada anggota atau orang lain yang melakukan penyimpangan prosedur. Sudut pandang apa yang harus di miliki untuk menekan penderitaan karena kekecewaan orang lain yang melanggar prosedur.

PENYIMPANGAN PROSEDUR DAN TOLERANSI NYA.

Sebuah organisasi yang baik, pasti akan menargetkan sasaran nya berdasarkan keadaan yang sedang terjadi. Saat ini, kita akan membahas sebuah permasalahan internal dan
eksternal yang bisa mempengaruhi kinerja yang telah di bakukan di dalam sebuah organisasi. S.O.P. adalah sebuah metode yang di bakukan (di resmikan) yang di gunakan sebagai acuan untuk melakukan sebuah aktivitas, yang di harapkan dengan S.O.P. tersebut, bisa di dapatkan sebuah hasil sesuai yang di inginkan. Namun, S.O.P. tersebut tidak berlaku bila di hadapkan dengan sarana yang berbeda, ketiadaan sarana, kesalahan material, dan sebuah kondisi Human Eror yang akan selalu ada. Apa yang terjadi bila terdapat hal- hal seperti di atas?. Akibat yang di timbulkan adalah Output secara Kualitas atau kuantitas, atau kedua- dua nya tidak bisa tercapai. Contoh: terjadi cacat produk, terjadi penurunan jumlah produksi, dll. akibat yang lain adalah Coast atau biaya dalam unit produksi tersebut menjadi semakin tinggi. Contoh Kasus: karena pengoperasian mesin produksi yang tidak sesuai dengan prosedur (S.O.P.), maka mesin menjadi rusak. Walaupun mesin bisa di perbaiki dengan segera, namun biaya perbaikan mesin tersebut sangatlah mahal.

Namun, sesuai pengalaman saya bekerja dalam organisasi manufacture, tidak akan pernah di dapat kondisi yang stabil. Akan selalu ada sebuah hal, yang menjadi sebuah alasan dimana sebuah S.O.P. tersebut tidak bisa di jalankan. Sehingga hal ini mendorong pihak “User” atau pelaku proses mengambil sebuah tindakan untuk melakukan penyimpangan dari S.O.P. yang telah di tetapkan guna mencapai target. Namun, menurut saya, hal ini sangat tepat untuk di lakukan. walaupun pihak User melakukan penyimpangan untuk bisa memenuhi target, ini lebih baik daripada User tidak melakukan apapun dan menunggu keadaan menjadi stabil. Saya akan menjelaskan sebuah contoh kasus yang pernah terjadi di tempat saya bekerja. Di sebuah organisasi manufacture, terdapat kerusakan mesin produksi yang cukup parah. Namun sayang nya, onderdil mesin tersebut sudah tidak di produksi lagi karena mesin tersebut sudah tua. Kemudian, para teknisi dan manajemen bawah sepakat untuk mengambil tindakan; membuat onderdil tersebut sendiri. Setelah berselang beberapa hari, onderdil telah selesai dan siap di pasang. Kemudian, setelah onderdil di pasang, produk yang di hasilkan mengalami cacat karena bergesekan dengan onderdil yang tidak sesuai standart tersebut. kemasan produk yang keluar menjadi sobek. Dari contoh cerita saya, apa kesalahan yang terjadi?. bahwa onderdil buatan sendiri (bukan onderdil asli) malah membuat produk menjadi cacat. Tapi, bila di balik lagi, harus nya pihak perusahaan menyediakan suplier onderdil yang asli, agar tidak terjadi hal seperti ini. tapi, saya yakin. Pihak perusahaan tidak mau di salahkan oleh karyawan nya. siapa yang salah?. Tentu pihak perusahaan. Tapi kenapa pihak perusahaan tidak mau di salahkan?. Karena kekuasaan yang mereka miliki lah yang membuat nya seperti itu. Yap, tidak pernah di dapatkan segala sesuatu tersebut berjalan sesuai S.O.P yang telah di bakukan. Akan terus ada penyimpangan terhadap S.O.P. bila ada penyipangan standart prosedur, yang dilakukan sekali maupun tiga kali, hal itu harus dimaklumi. Bersikap perfeksionis, hanya akan membuat orang yang melakukan nya di dera penderitaan tentang “kekecewaan” yang terus menerus. Namun, apabila ada sebuah prosedur yang di langgar, seharusnya pihak manajemen melakukan peneguran terhadap hal ini. karena, apabila sebuah prosedur yang di langgar tidak di tegakan, maka orang- orang akan lebih berani melanggar hal yang lebih besar lagi, dan akan secara sengaja melakukan pelanggaran itu kembali. Namun, Anda tidak perlu langsung memecat orang yang melanggar tersebut. Karena pelanggaran akan selalu ada. lebih baik, berfikirlah bahwa S.O.P hanyalah acuan yang tidak pernah menjadi nyata, namun tetap harus di tegakan apabila di langgar. Dengan mengetahui hal ini, anda tidak akan terlalu banyak mendapatkan kekecewaan.
Selesai.